Dịch theo "6 Tips for Getting Things Done", Louise Watson
Mọi người luôn thắc mắc về khả năng dứt điểm công việc của tôi. Ở trường phổ thông, lên đại học, khi đi làm hay trong những hoạt động tôi đã tham gia suốt nhiều năm, tôi vẫn thường được hỏi cùng một câu đó: "Chị lấy đâu ra thời gian?"
Nhưng tự xét thì tôi cũng chẳng có kỹ xảo gì đặc biệt. Giống như nhiều người khác, tôi cũng dây dưa lần lữa khi không muốn làm điều gì đó, và tôi thường chỉ làm đến mức tối thiếu yêu cầu của công việc, nhưng đó có vẻ vẫn là kỳ tích đối với một số người.
Vì thế tôi đã thử lục lọi trong tâm trí và nêu ra đây vài ý tưởng để giúp bạn nếu bạn đang cảm thấy ngập đầu công việc.
1. Có danh sách công việc cho mỗi ngày
Hằng đêm, trước khi đi ngủ, hãy lập danh sách những công việc quan trọng nhất cho ngày hôm sau.
Danh sách nên ngắn gọn khoảng 3 đến 4 mục để tránh gây áp lực.
Tôi vốn không phải là tín đồ công nghệ nên chỉ dùng 1 cái bảng trong nhà bếp để ghi những gì phải làm. Xong việc nào thì đánh dấu hoàn tất việc đó, như vậy tôi có thể trông thấy những gì đã làm được trong ngày.
2. Dành thời gian thực hiện và bám sát kế hoạch.
Hãy tự cam kết và thực hiện kế hoạch một cách nghiêm túc. Ghi đầu việc vào nhật ký, lịch, hay bảng viết. Một khi đã ghi ra thì phải làm cho được. Giới hạn mỗi đầu việc trong một khoảng thời gian nếu cần. Các đầu việc của tôi thường mất khoảng 20 đến 30 phút, đảm bảo rằng chúng đều là những việc khả thi.
Tôi viết phần lớn bài này trong vòng 20 phút. Tất nhiên là phải mất thêm nhiều thời gian hơn để hoàn chỉnh, nhưng trong 20 phút làm việc tập trung, căng thẳng tôi đã có thể viết ra hầu hết ý tưởng trong một dàn bài. Bạn sẽ cảm thấy ngạc nhiên vì số lượng công việc có thể làm dứt điểm khi dành trọn vẹn tâm tư để thực hiện chúng trong khoảng thời gian ấn định sẵn, không bị gián đoạn.
Điều này dẫn tôi đến ý tưởng kế tiếp...
3. Tránh xa mọi sự phiền nhiễu
Tắt điện thoại. Ngắt mạng (dân IT đừng nghe tác giả điểm này! - DN). Dán thông báo "Không phận sự miễn vào" lên trước cửa. Hãy đảm bảo không ai quấy rầy bạn.
Rất dễ để "ngó qua" Facebook hoặc mấy thứ vớ vẩn khác rồi mất hàng giờ tán dóc và xem xét chúng. Đừng để bị chúng lôi cuốn!
4. Đừng trì hoãn. Hãy tự hỏi: "tại sao?"
Cuối năm, tôi dự tính đăng ký một chương trình tiếp thị liên kết. Việc này rất đơn giản, chỉ mất vài phút là xong.
Nhưng thật trớ trêu, cũng chính vì sự dễ dàng đó mà tôi đâm ra bê trễ. "Chỉ mất có 5 phút thôi mà, để mai làm cũng được!" - tôi cứ nghĩ bụng vậy, hết ngày này sang ngày khác.
Cuối cùng tôi phải tự hỏi tại sao chỉ có cái việc đơn giản thế mà mãi không xong? Phải chăng tôi sợ thừa tiền, hay là cảm giác áy náy khi nhận tiền mà chẳng bỏ công?
Rất nhanh chóng, ngay khi tự hỏi như vậy tôi đã đồng thời hành động. Tài khoản được tạo chỉ trong chưa đầy 5 phút.
Bên cạnh danh sách công việc hàng ngày, tôi cũng bắt đầu lập danh sách công việc cho mỗi tháng. Một trong các việc tôi phải làm trong tháng Một là mở gian hàng. Đó là việc tôi chưa từng làm trước đây và khiến tôi lo lắng. Rất lo lắng.
Thế rồi bất chấp sợ hãi, tôi lao đầu vào công việc và đi tong luôn tuần đầu tiên của tháng để bận rộn lên kế hoạch cho khóa học 4 tuần. Cũng tốt, tháng Một đã đến rồi đi trong khi gian hàng vẫn chưa có.
Thay vì xấu hổ cho nhiệm vụ bất thành, tôi kiểm tra lại trong danh sách đầu việc để xem mình đã diễn đạt nó ra sao. Trông nó như thế này:
- Workshop
Chính là vậy. Đối với công việc phức tạp này, lẽ ra tôi nên chia nhỏ ra nhiều bước để rồi hoàn thành từng bước. Trong trường hợp trên, đó là phải liên hệ với một người bạn đã từng nói rằng chị ấy biết người quan tâm đến gian hàng, và rồi xem thử nên đặt nó ở đâu.
Bây giờ nhiệm vụ tháng Hai của tôi ghi là: "Bố trí một ngày." Nghe ra đã bớt nguy hiểm hơn nhiều!
Chia nhỏ các task lớn khiến cho công việc dễ quản lý hơn và cũng dễ làm hơn.
Tôi cũng chỉ mới hiểu ra tầm quan trọng của việc tự mình tưởng thưởng cho mình sau mỗi công việc hoàn tất. Hơn một năm trước, tôi dự một khóa học trong đó người ta dạy cách tự thưởng mỗi tuần. Tôi chưa từng làm vậy. Tôi cứ lập kế hoạch ra rồi quên lãng rồi lại kết luận rằng việc đó không đáng.
Gần đây, tôi lại theo một khóa học viết trực tuyến, ở đó vào cuối khóa chúng tôi cũng được nghe nói thêm về sự tự tưởng thưởng. Lần này, tôi mua cho mình một cây đàn piano.
Phần thưởng không cần phải lớn hoặc đắt giá. Nó có thể là một chút thư giãn bên ly trà, hay một chuyến nghỉ mát, nhưng quan trọng hơn cả là nó cho bạn một sự xác nhận rằng bạn đã hoàn tất công việc, nó cũng khích lệ bạn tiếp tục phấn đấu khi mọi thứ trở nên khó khăn hơn.
Trên tất cả, hãy nhớ rằng đó không phải là một cuộc đua. Hãy làm những gì bạn có thể làm trong ngày và cho phép mình được xả hơi.
Sau mỗi phần việc hoàn tất và được ghi dấu, bạn sẽ càng đến gần mục tiêu của bạn.
Cuối cùng tôi phải tự hỏi tại sao chỉ có cái việc đơn giản thế mà mãi không xong? Phải chăng tôi sợ thừa tiền, hay là cảm giác áy náy khi nhận tiền mà chẳng bỏ công?
Rất nhanh chóng, ngay khi tự hỏi như vậy tôi đã đồng thời hành động. Tài khoản được tạo chỉ trong chưa đầy 5 phút.
5. Tách việc lớn ra thành các việc nhỏ
Bên cạnh danh sách công việc hàng ngày, tôi cũng bắt đầu lập danh sách công việc cho mỗi tháng. Một trong các việc tôi phải làm trong tháng Một là mở gian hàng. Đó là việc tôi chưa từng làm trước đây và khiến tôi lo lắng. Rất lo lắng.
Thế rồi bất chấp sợ hãi, tôi lao đầu vào công việc và đi tong luôn tuần đầu tiên của tháng để bận rộn lên kế hoạch cho khóa học 4 tuần. Cũng tốt, tháng Một đã đến rồi đi trong khi gian hàng vẫn chưa có.
Thay vì xấu hổ cho nhiệm vụ bất thành, tôi kiểm tra lại trong danh sách đầu việc để xem mình đã diễn đạt nó ra sao. Trông nó như thế này:
- Workshop
Chính là vậy. Đối với công việc phức tạp này, lẽ ra tôi nên chia nhỏ ra nhiều bước để rồi hoàn thành từng bước. Trong trường hợp trên, đó là phải liên hệ với một người bạn đã từng nói rằng chị ấy biết người quan tâm đến gian hàng, và rồi xem thử nên đặt nó ở đâu.
Bây giờ nhiệm vụ tháng Hai của tôi ghi là: "Bố trí một ngày." Nghe ra đã bớt nguy hiểm hơn nhiều!
Chia nhỏ các task lớn khiến cho công việc dễ quản lý hơn và cũng dễ làm hơn.
6. Tưởng thưởng
Tôi cũng chỉ mới hiểu ra tầm quan trọng của việc tự mình tưởng thưởng cho mình sau mỗi công việc hoàn tất. Hơn một năm trước, tôi dự một khóa học trong đó người ta dạy cách tự thưởng mỗi tuần. Tôi chưa từng làm vậy. Tôi cứ lập kế hoạch ra rồi quên lãng rồi lại kết luận rằng việc đó không đáng.
Gần đây, tôi lại theo một khóa học viết trực tuyến, ở đó vào cuối khóa chúng tôi cũng được nghe nói thêm về sự tự tưởng thưởng. Lần này, tôi mua cho mình một cây đàn piano.
Phần thưởng không cần phải lớn hoặc đắt giá. Nó có thể là một chút thư giãn bên ly trà, hay một chuyến nghỉ mát, nhưng quan trọng hơn cả là nó cho bạn một sự xác nhận rằng bạn đã hoàn tất công việc, nó cũng khích lệ bạn tiếp tục phấn đấu khi mọi thứ trở nên khó khăn hơn.
Trên tất cả, hãy nhớ rằng đó không phải là một cuộc đua. Hãy làm những gì bạn có thể làm trong ngày và cho phép mình được xả hơi.
Sau mỗi phần việc hoàn tất và được ghi dấu, bạn sẽ càng đến gần mục tiêu của bạn.
------------------------------------------
Louise Watson là chủ nhân của blog http://www.louisemwatson.com/ nơi chị thường đăng tải những bài viết thú vị về phong cách sống. Ngoài ra chị cũng viết bài cho nhiều trang tin khác ở Mỹ. Người ta thường biết đến Louise qua 2 tựa sách "Stop making your life a misery" và "Shy altitude".
